Daha Az Mesai ile Daha Çok Verim: Esnek Çalışma Tüyoları

Plansız hareket edince, hayat insana "dur" emri veriyor. Durma moduna geçmeden önce verimli çalışabilmen için esnek çalışma sürecini birlikte planlayalım.

Sevgili okur, sarı ışık yandı. Başlamadan önce hazırlan. Sık sık göz ardı ettiğin o "sarı ışık" çok önemli. Hani trafik lambalarında var ya; kırmızı, sarı, yeşil ışıklar, işte bize hazırlanma imkanı sunan lambalardaki sarı ışıklardan bahsediyorum. Herhangi bir şeye başlamadan önce, gerçekten ne yapmak istediğini, ne yapmak istemediğini ve o sürecin sonucunda ne elde etmek istediğini düşünerek onu planlarsan o sarı ışık, yeşil ışığa dönüyor. Plansız hareket ettiğinde ise sarı ışık kırmızı ışığa dönüyor ve hayat sana "dur" emri veriyor.

Esnek Çalışanların Sarı Işıkta Yapması Gerekenler

1. Odanı Hazırla

Bulunduğun ortamda mutlaka kendine kişisel çalışma alanı yarat. Sandalyen uzun süre oturmaya uygun olsun, mutlaka çalışmaya elverişli rahat bir masan olsun. Hem kendini rahat hissedeceğin, hem de işine odaklanabileceğin fiziksel bir alan yarat kendine. Çalışma masana küçük de olsa bir bitki yerleştir sonra. Sorumluluğunu alman gereken bir bitki hem görsel olarak seni rahatlatacak, hem de sana arkadaş olacaktır.

Ev ofisinde benim sevdiğim örnekler buradaki linkte, umarım sana da ilham kaynağı olur.

2. Takvim Oluştur

Evdeyim ama çalışıyorum. 

Gerçekten.

Ayrıca bir iş üzerinde odaklı bir şekilde çalışma süresi ortalama 2 saat olduğu için, bu şekilde bir takvim oluşturmak ve ona sadık kalmak senin için de çok daha verimli olacaktır. Tam çalışmaya çalıştığında aklına gelen o adımları da mutlaka iş listene ekle.

Bir iş rutinin olsun, esnek çalışıyorsun diye kendini hazır hissettiğinde değil, belirlediğin saatte masa başına geçmek üretkenliğini artıracaktır.

3. Odaklan

Kendi kendine kaldığında yapman gerekenleri yönetmek belki de iş hayatında karşılaştığımız en büyük meydan okumalardan. İnsan sürekli dağılabilir, hele ki uzun ve sıkı bir çalışma döneminden sonra sürekli göz önünde olan ekip arkadaşları ya da bizi sıkı sıkıya takip eden bir yönetici olmadığı zamanlarda. Yıkanmayı bekleyen çamaşırlar, bu öğlen ne yesem, marketten ne alsam, "x" kişiyi arayıp aradan çıkarsam akla ilk gelenlerden. O yüzden mutlaka kendine rutinler oluştur ve gününü planla.

Ben sabahları uyanmakta zorlanmayan birisiyim. Sürekli olarak evden çalıştığım dönemde, sabah eşim ofise gitmek için hazırlanırken onunla aynı saatte uyanır, ikimize kahvaltı hazırlardım. O işe gitmek için çıktığında ben kısa bir yürüyüşe çıkardım. Eve gelince de kahvemi demler ve odaklanma müzikleri listemi açardım.

Zihnini daha iyi kontrol altında tutmak ve kendini tanımak için ayrıca farkındalık (mindfulness) ve meditasyon egzersizleri yapmanı da öneririm. Benim denediğim ve memnun kaldığım iki uygulama var; Headspace ve Meditasyon. İş yaparken çok stres yaptığım anlardan sonra odaklanamadığımda 2-3 dakikalık egzersizlerin çok faydasını gördüm.

Odaklanman için bir diğer ipucu da bildirimleri kapatmak ya da sessize almak. Hem masaüstü hem de mobil bildirimler mutlaka ilgiyi dağıtıyor. Takvimine çalışma alanı olarak eklediğin zamanlarda kesinlikle iş dışı bildirimlerini kapat. Özellikle de whatsapp gruplarına yazmaktan kaçın.

Ayrıca evde dahi olsan iş psikolojisine hazırlanmak için mutlaka giyimine özen göster. Tabi ki dışarı çıkar gibi hazırlanmana gerek yok ama yataktan kalktığın gibi pijama ile çalışma masa başına geçme. Kıyafet değiştirmek de zihni hazırlamanın bir başka yolu.

4. Tatil Yap

Takviminde mutlaka yer alması gerekenler; hafta sonu tatili ya da daha uzun tatiller.

Evet esnek çalışma sistemine göre eğer hafta içi işlerin yetişmediyse, hafta sonu istediğin yer ve saatte çalışma özgürlüğün var. Ama lütfen işim kaldı diye arkadaş buluşmalarına, tatillerine dizüstü bilgisayarını ya da iş yapmak için kullandığın diğer araçları getirme. Gerçekten rahatlamak ve odaklanmak için ya tatilde ol ya da işte. Esnek çalışmak tatili ve işi karıştırmak değil. İkisi bir arada olmuyor. Taşıdığın eşya üstüne ve zihnine boş yere yük oluyor. Eğer işin yetişmediyse arkadaş buluşmasına gitmemezlik yapıp, iş yaparken arkadaşlarının konuştuklarını düşünmek yerine, henüz plan yapmadığın zaman dilimine 1-2 saatlik odaklı bir çalışma planı ekle. Çok daha rahat edeceksin!

5. Temizlik Yap

Cuma günleri benim için online iş temizliği günüdür. Her Cuma mutlaka haftalık email taraması yaparım. Dolan email kutumu temizler, atladığım maillere döner ve gelecek haftanın iş planı için notlar alırım. Bu plan ev ofisinde de geçerli. Evde çalışırken sadece online temizlik yapmak yeterli olmuyor. Çalışırken birçok doküman, dergi, kağıt vb şeyler masada birikebilir. Bir rutin oluşturup bu fiziksel dağınıklığı kaldırmak ve çalışılan yeri düzenli hale getirmek bir sonraki çalışma anının verimliliği için çok önemli.

6. Sosyalleş

Sürekli evde ve sürekli tek başına çalışmak bir süre sonra verimliliği düşürebiliyor. Belirli aralıklarla arkadaşlarınla hem iş için hem de iş dışı aktivitelerde buluş. Fikrine güvendiğin bir arkadaşına yaptığın çalışmayı göstererek sosyalleşebilirsin. Paylaşım ofislerinde çalışarak, iş yaparken network edebilirsin.

7. Bir Kere Daha Düşün

Son olarak bir kere daha düşün; çünkü muhtemelen işe gitmek için hazırlık ve yol süresini çıkarttığında uyanmak için alarm kurmak zorunda kalmayacaksın. Hatta eğer zaten erken kalkabilen birisi isen işe başlamadan önce sana yürüyüş yapmak, kahvaltı etmek, müzik dinlemek, meditasyon yapmak, iş dışında bir şeyi araştırmak - öğrenmek, spor yapmak ya da benzeri herhangi bir şeyi yapmak için ek bir zaman kalacak. İşte bu sahip olduğun / olacağın zamanı ve değerini, bu zamanda neler yapacağını bir kere daha düşün.

Daha fazla uyku mu istiyorsun? Tadını çıkararak uyu. "Gün içerisinde çok fazla oturuyorum" mu diyorsun? Giy en rahat ayakkabılarını, derin nefesler ala ala yürü. Gerçekten hem kazanç sağlayabileceğin hem de kendine zaman ayırabileceğin bir çalışma ortamı yaratabildiysen, bir kere daha düşün ve kıymetini bil. Şikayet etmeyi bırak, eksiklikleri görmeyi bırak ve mutlaka plan yap. Vücudun senden habersiz bu yeni düzene yayılmadan önce sana kalacak ek vakitlerde ne yapacağını mutlaka önceden planla.

Öz disiplinli olmak ve hayatın sarı ışık evresini değerlendirmek bence hayat kurtaran bir yaşam biçimi. Esnek çalışma planlarını yapmadan önce, "neden"lerimizi hatırlayalım ve bu sefer "makine"yi doğru kuralım:

Ve şimdi yeşil ışık!